ERP para a indústria química: o que o sistema tem de saber fazer.

Porque é que um ERP genérico falha numa indústria química

Num comércio ou numa empresa de serviços, o ERP gira à volta de documentos: encomendas, guias, faturas. Numa indústria química, seja de tintas e vernizes, detergentes e produtos de limpeza, adesivos, produtos para a agricultura, cosmética ou química fina, a unidade económica é o lote. O lote nasce de uma fórmula com uma versão concreta, consome matérias-primas que também têm lote e validade, passa por um controlo de qualidade que o aprova ou rejeita, sai com um certificado de análise e uma ficha de dados de segurança, viaja muitas vezes como mercadoria perigosa e deixa atrás de si resíduos que têm de ser declarados. O software tem de acompanhar tudo isto de ponta a ponta.

Um ERP genérico trata a fábrica como um armazém com reatores lá dentro. O resultado conhece-o quem trabalha no setor: a fórmula vive numa folha de cálculo do responsável técnico, a versão que foi realmente produzida não está escrita em lado nenhum, os boletins de análise ficam em pastas de rede, a ficha de dados de segurança que segue com a fatura não é a última, e quando um cliente reclama de um lote a reconstrução do que entrou nele demora dias.

A escolha de um ERP para este setor não se faz, portanto, a comparar listas genéricas de funcionalidades. Faz-se a verificar, ponto a ponto, se o sistema fala a língua da produção química. É esse o percurso deste artigo. Escrevemo-lo em português de Portugal e com o vocabulário da indústria portuguesa, porque a maior parte do que se encontra sobre este tema está escrito para a realidade brasileira ou espanhola, com termos, impostos e obrigações que não são os nossos.

Produção por lote não é produção discreta

Antes dos critérios, uma distinção que condiciona tudo: a química produz por lote (batch), não por peça. Numa metalomecânica, a ordem de fabrico é uma peça ou uma série de peças iguais, contadas à unidade. Num reator, o que sai é uma quantidade contínua, medida ao quilo ou ao litro, cujo rendimento raramente é exatamente o teórico, e que a seguir se divide em embalagens de vários tamanhos.

Isto tem consequências diretas no software. A lista de materiais não é uma contagem de componentes: é uma fórmula em percentagem ou em quantidade por lote-padrão, que o sistema tem de escalar para o tamanho real do lote. O consumo real desvia-se do teórico e o desvio tem de ficar registado. A densidade converte litros em quilos e vice-versa. A mesma produção dá origem a vários artigos acabados (o mesmo produto em bidão de 20 litros, em garrafa de 1 litro e em granel), e o custo tem de se repartir por eles.

Se o fornecedor de software apresentar a produção química como «ordens de fabrico com lista de componentes», está a mostrar um sistema pensado para montagem. Não é disso que uma química precisa.

O que o sistema tem de saber fazer

1. Fórmulas e receitas com versões

A fórmula (ou receita) é o ativo mais valioso da empresa e o esqueleto de tudo o resto: matérias-primas e percentagens, ordem de adição, parâmetros de processo (temperatura, tempo de agitação, pH), rendimento esperado, embalagens de saída. No sistema, a fórmula não pode ser um documento anexo: tem de ser uma estrutura com versões, datas de vigência, aprovação técnica e histórico. Quando se muda um fornecedor de matéria-prima ou se ajusta uma percentagem, nasce uma versão nova, e cada lote produzido fica ligado à versão que efetivamente usou.

É isto que permite responder, meses depois, à pergunta que importa: este lote foi feito com que versão da fórmula, e o que mudou desde então? Sem versões, a resposta vive na memória de duas ou três pessoas.

A pergunta a fazer ao fornecedor: «mostrem-me duas versões da mesma fórmula, os lotes produzidos com cada uma e a diferença de custo entre elas».

2. Rastreabilidade por lote, nos dois sentidos

Na química, a rastreabilidade não é uma boa prática: é a condição para responder a um cliente, a uma auditoria ou a uma retirada de produto. O sistema tem de gerir por lote tudo o que entra e tudo o que sai: a matéria-prima é rececionada com o lote do fornecedor e o seu certificado; o lote de produção consome lotes concretos de matéria-prima; o produto acabado herda essa cadeia; a expedição regista que lote foi para que cliente.

E tem de funcionar nos dois sentidos. Para trás: de uma reclamação de cliente até às matérias-primas e ao fornecedor. Para a frente: de um lote de matéria-prima com problema até todos os clientes que receberam produto feito com ele. No dia em que um fornecedor comunica uma não-conformidade, a diferença entre um sistema com lotes e um sistema sem lotes é a diferença entre saber em minutos quem contactar e abrir todas as pastas do ano.

3. Controlo de qualidade e certificados de análise

Um lote químico não está pronto quando sai do reator: está pronto quando o laboratório o aprova. O ERP tem de conhecer esse passo. Isso significa estados de lote (em quarentena, aprovado, rejeitado, bloqueado), especificações por produto (parâmetros, limites mínimos e máximos), registo dos resultados analíticos e a regra de que produto em quarentena não se expede.

Do outro lado desse registo sai o certificado de análise (o boletim de análise, CoA) que acompanha o lote até ao cliente, e que muitos clientes industriais exigem à entrega. Se o sistema tem os resultados, o certificado gera-se; se os resultados vivem num caderno de laboratório ou numa folha de cálculo, alguém o redigita, e redigitação em documentos de qualidade é risco.

Vale o mesmo para as matérias-primas: registar o certificado do fornecedor à receção, comparar com a especificação de compra e bloquear o que não cumpre antes de entrar em produção.

4. FDS, CLP e a documentação que segue com o produto

Quem coloca substâncias e misturas no mercado europeu vive com dois regulamentos: o REACH (registo, avaliação e autorização de substâncias) e o CLP (classificação, rotulagem e embalagem). Na prática diária de uma PME química, isso traduz-se em fichas de dados de segurança (FDS) atualizadas para cada produto, em rótulos com os pictogramas, advertências de perigo e conselhos de prudência corretos, e na obrigação de fazer chegar a FDS ao cliente.

O ERP não é o software que redige a FDS, e desconfiem de quem disser que sim: isso é trabalho do responsável técnico com ferramentas próprias. O que o ERP tem de fazer é gerir a versão da FDS por artigo, ligá-la ao lote e ao documento de venda, garantir que a versão que sai com a fatura é a que está em vigor, e registar que foi entregue. Para os rótulos, tem de guardar por artigo a classificação e os elementos de rotulagem, para que a etiqueta de expedição saia do sistema e não de um ficheiro solto.

5. Mercadorias perigosas: ADR na expedição

Uma parte significativa do que a indústria química expede é mercadoria perigosa, sujeita ao ADR (o acordo europeu para o transporte de mercadorias perigosas por estrada). O documento de transporte tem de identificar cada produto com o número ONU, a designação oficial de transporte, a classe e o grupo de embalagem, e há limites por veículo e regras de quantidades limitadas que condicionam a carga.

Para o ERP, isto quer dizer que a ficha de artigo tem de ter os dados ADR e que a guia de transporte (comunicada à Autoridade Tributária antes de o camião sair, como manda a regra portuguesa) tem de imprimir essa informação sem alguém a acrescentar à mão. Quem já viu um camião retido numa fiscalização por causa de um documento incompleto sabe porque é que este ponto está nesta lista.

6. Resíduos: e-GAR e o que a fábrica deixa atrás

Produzir química gera resíduos, e em Portugal os resíduos movimentam-se com a guia eletrónica de acompanhamento de resíduos (e-GAR), emitida no sistema da Agência Portuguesa do Ambiente, o SILiAmb, com o código da lista europeia de resíduos e o operador de destino. Acresce o registo anual de resíduos e as obrigações do licenciamento industrial, no Sistema da Indústria Responsável (SIR), que exigem que a empresa saiba, com números, o que produziu e o que gerou.

O ERP não substitui o SILiAmb, mas é ele que tem de fornecer a matéria-prima: quantidades de resíduo por tipo e por período, ligadas às produções que os geraram, e o custo de os tratar. Uma fábrica que responde a estas obrigações com listagens saídas do sistema em minutos poupa dias de trabalho por ano e ganha uma credibilidade nas auditorias que nenhum catálogo compra.

7. Validades, reteste e matérias-primas voláteis no preço

Muitas matérias-primas e produtos químicos têm validade ou data de reteste. O sistema tem de conhecer essas datas por lote, avisar antes de expirarem, propor consumo pela regra certa (primeiro a expirar, primeiro a sair) e bloquear o que passou do prazo até o laboratório o reavaliar. Sem isto, a validade é uma coluna numa folha de cálculo e a quebra descobre-se no inventário.

Ao mesmo tempo, o preço de muitas matérias-primas químicas oscila com o petróleo, o câmbio e a disponibilidade. Custear o lote ao preço médio do ano esconde a realidade: o mesmo produto feito em janeiro e em junho pode ter margens muito diferentes. Um sistema à altura do setor faz o custeio por lote com os preços reais das matérias-primas consumidas, e permite comparar o custo do lote com o custo teórico da fórmula à data. É essa comparação que responde às perguntas da administração: em que produtos é que ganhamos dinheiro? Que fórmula ficou cara depois da última alteração? Que cliente está sistematicamente abaixo da margem?

8. Embalagem, tara e o artigo que se vende de três maneiras

O mesmo lote sai em bidões, em garrafas e em granel. O sistema tem de tratar o artigo acabado por embalagem como variantes de uma mesma produção: converter quilos em unidades de embalagem, gerir taras e embalagens retornáveis (o bidão que volta e se abate na conta corrente), e repartir o custo do lote pelas variantes sem cálculos paralelos. Quem vende também a granel precisa ainda de faturar pelo peso ou volume medido à carga, com a tolerância própria do setor.

As perguntas a fazer ao fornecedor, critério a critério

Numa demonstração comercial, tudo parece possível. A forma de separar o que o sistema faz do que o comercial diz é pedir para ver, com casos concretos, de preferência com dados parecidos com os vossos:

Uma nota sobre o último ponto, que é onde os sistemas estrangeiros (e os artigos escritos para outros mercados) costumam falhar: em Portugal, o ERP de uma industrial não escapa às obrigações de qualquer empresa portuguesa. Ficheiro SAF-T, comunicação de documentos de transporte à AT antes de o camião sair, séries documentais registadas. Um ERP como o Cegid Primavera trata este contexto de origem; um sistema internacional genérico trata-o como projeto de adaptação, pago à hora.

Onde a química toca a farmacêutica e a alimentar

Muito do que ficou dito vale, com mais rigor ainda, para a indústria farmacêutica e para a alimentar industrial: lote, quarentena, certificado, validade e rastreabilidade nos dois sentidos são a mesma disciplina, com regulação própria em cima. É por isso que, nos projetos industriais que implementamos, a rastreabilidade por lote e série é desenhada de raiz e não acrescentada no fim: uma química que fornece a farmacêutica, a cosmética ou a alimentar herda as exigências dos clientes, e o sistema tem de estar preparado para isso antes de a primeira auditoria de cliente chegar.

A experiência que trazemos para dentro da fábrica

A HeraPrime implementa Cegid Primavera há 30 anos, com mais de 1000 implementações entregues, uma parte substancial delas em indústria. O que isso significa na prática para uma empresa química: a discussão sobre fórmulas com versões, lotes em quarentena, certificados de análise e guias com dados ADR não é novidade para a nossa equipa. É o terreno conhecido onde o projeto começa, e o desenho da solução respeita desde o primeiro dia a diferença entre produzir por lote e produzir por peça.

E significa também que sabemos o que o ERP não deve tentar ser: não substitui o software de laboratório quando ele existe, não redige fichas de dados de segurança, não é o SILiAmb. Integra-se com eles e garante que os dados de gestão são um só.

Perguntas frequentes

Somos uma PME química com 20 pessoas. Isto não é demasiado sistema para nós?

O erro mais caro não é implementar cedo demais: é implementar tudo de uma vez. Uma empresa de 20 pessoas não precisa, no primeiro dia, de integração com o laboratório; precisa de fórmulas que não vivam numa folha de cálculo, de lotes rastreáveis nos dois sentidos e de certificados de análise que saiam do sistema. O resto vem por fases, quando os dados e a equipa estiverem prontos. O ponto de partida certo dimensiona-se no diagnóstico, não no catálogo.

Já temos software para as fichas de dados de segurança. O ERP substitui-o?

Não, e desconfiem de quem disser que sim. A elaboração da FDS e da classificação CLP fica na ferramenta especializada e no responsável técnico. O que o ERP faz é gerir a versão da FDS por artigo, ligá-la ao lote e ao documento de venda, e garantir que a versão que chega ao cliente é a que está em vigor. O ponto a validar é a fronteira: como é que a versão nova entra no ERP sem redigitação.

Produzimos também por encomenda, com fórmulas ajustadas ao cliente. Um ERP serve-nos?

Serve, desde que as fórmulas sejam versionáveis e ligáveis ao cliente. Uma fórmula-base com variantes por cliente, cada uma com a sua versão e o seu histórico, é exatamente o que o sistema tem de suportar. O que não serve é um sistema em que cada ajuste obriga a criar um artigo novo do zero e a perder a ligação à fórmula de origem.

Os nossos clientes exigem certificado de análise e FDS à entrega. O ERP trata disso?

Trata da parte que interessa: registo dos resultados analíticos por lote, geração do certificado a partir deles, versão da FDS ligada ao artigo e ao documento de venda, e registo de que ambos seguiram com a expedição. A análise é do laboratório e a FDS é do responsável técnico; a capacidade de os encontrar, ligar ao lote e provar a entrega, essa, tem de estar no vosso sistema.

Trabalham só com indústrias químicas grandes?

Trabalhamos com o setor em toda a sua dimensão e, na verdade, com todos os setores. A dimensão muda o faseamento e o desenho da solução; não muda a exigência com que o projeto é feito. Uma empresa de 15 pessoas com dois reatores tem os mesmos problemas de lote, validade e rastreabilidade que uma de 150, em escala diferente.

O passo seguinte

Se a vossa fábrica se reviu neste artigo (fórmulas numa folha de cálculo, versões na cabeça de meia dúzia de pessoas, certificados redigitados, FDS que segue com a fatura sem se saber se é a última, margem por lote desconhecida), o passo seguinte não é uma demonstração de software: é um diagnóstico à operação. Vemos como se produz, onde estão as folhas de cálculo paralelas e o que uma reclamação de cliente exigiria hoje, e só depois falamos de sistema, faseamento e investimento.

Peçam esse diagnóstico através da página de contactos. Se estão a avaliar a saída de um ERP que já não acompanha a fábrica, vejam primeiro como conduzimos uma migração.

Se a decisão ainda está a montante, dois artigos ajudam a arrumá-la: quando é, e quando não é, altura de trocar de ERP e como avaliar um parceiro ERP, porque numa indústria química o parceiro que implementa pesa tanto como o software.