Os documentos de fornecedor entram sozinhos no Cegid.
Em organizações com mais de 500 documentos de fornecedor por mês — faturas, guias de remessa, notas de encomenda —, alguém transcreve PDFs para o Cegid Primavera horas por dia: trabalho repetitivo, propenso a erro, que acumula backlog no fecho. A Desmaterialização de Documentos lê cada documento, extrai os dados e cria o registo no Cegid pronto para conferência. Em produção, a solução processa mais de 20 000 páginas por mês, em mais de 100 formatos distintos.
O que é a desmaterialização de documentos
Desmaterialização de documentos é substituir a circulação e a transcrição manual de documentos em papel ou PDF por um circuito digital: o documento é captado à chegada, os dados são extraídos automaticamente e o registo é criado no sistema de gestão, sem reintrodução manual. No caso das faturas de fornecedor, é a diferença entre alguém copiar NIF, datas, valores e IVA para o ERP — e o documento entrar sozinho no Cegid Primavera, pronto para conferência.
O problema
Em organizações que recebem mais de 500 documentos de fornecedor por mês — faturas, notas de encomenda, avisos de expedição —, alguém transcreve PDFs para o Cegid várias horas por dia: NIF, datas, valores, IVA, linha a linha. Trabalho repetitivo e propenso a erro; ao fim do mês, o backlog acumulado atrasa o fecho.
O que faz
A solução é construída sobre Microsoft Azure. O Microsoft Power Automate capta cada documento assim que chega — de pastas locais da rede, Microsoft Mail ou Google Mail — e o Azure AI Document Intelligence lê o documento e extrai os dados: NIF do fornecedor, datas, valores, IVA e linhas. Tudo é validado e o registo criado no Cegid, pronto para conferência.
A solução interpreta mais de 100 formatos de documento distintos. O contabilista deixa de transcrever e passa a conferir: o trabalho manual passa de “escrever tudo” para “confirmar o que o sistema propôs”.
O motor é .NET e independente do ERP por desenho: hoje entrega no Cegid Primavera; ligar a outro ERP é uma extensão da arquitetura, ainda por desenvolver. Tudo corre sobre a cloud da Microsoft — a HeraPrime é Microsoft Solutions Partner em Modern Work e em Infraestrutura (Azure).
Para quem é
Direção financeira, controllers e contabilistas certificados que usam Cegid Primavera e recebem dezenas a centenas de documentos de fornecedor por mês — sobretudo onde o fecho mensal é apertado e o volume cresce.
O que está e não está incluído
- Está: conectores para pastas locais, Microsoft Mail e Google Mail; leitura do documento; extração de NIF, datas, valores, IVA e linhas; validação; criação do registo no Cegid; fila de conferência; mais de 100 formatos suportados.
- Não está: substituir a conferência humana — o documento entra pronto a conferir, não lançado às cegas; os documentos que o sistema não consegue validar com confiança ficam marcados para revisão manual. Hoje a entrega é para o Cegid Primavera.
Perguntas reais.
E os documentos que vêm mal digitalizados?
Ficam marcados para conferência manual — nunca entram dados que o sistema não conseguiu validar.
Quanto tempo poupa?
Onde antes cada página podia levar minutos a transcrever à mão, o Azure AI faz a leitura e a equipa confere só as exceções — sai a transcrição linha a linha e o backlog de fecho. O ganho concreto depende do volume.
Quantos documentos lançam à mão, por mês?
Num diagnóstico curto medimos o volume atual e o tempo que consome, e mostramos o que a desmaterialização tira do prato. A proposta técnica é vossa, decidam o que decidirem.