Os emails de rotina saem sozinhos, a partir dos dados da empresa.

O problema que resolve

Em muitas empresas, as comunicações de rotina continuam a ser feitas à mão: alguém tira uma listagem do ERP, copia endereços, escreve o email, anexa o PDF e carrega em enviar. Funciona até ao dia em que alguém está de férias, se engana no destinatário ou envia a mesma fatura duas vezes.

O HeraPrime Alertas liga-se diretamente aos dados, sabe o que já foi enviado e trata do resto. A equipa deixa de gastar tempo em tarefas repetitivas e o cliente recebe a informação no momento certo.

Como funciona

1. Ligar aos dados. Indica-se a origem: uma consulta SQL, uma view, uma função ou um procedimento numa base de dados SQL Server, por exemplo a do ERP.
2. Desenhar a mensagem. O assunto, os destinatários e o corpo do email são escritos num editor visual, com campos dinâmicos (nome do cliente, número do documento, valor, data) preenchidos com os dados de cada registo.
3. Deixar correr. A intervalos definidos (por omissão, de 5 em 5 minutos), o HeraPrime Alertas verifica se há registos novos e envia um email individual por cada um, com anexos se for o caso.
4. Acompanhar. Cada envio fica registado com destinatários, conteúdo, estado e eventuais erros, num portal web acessível à equipa.

Principais vantagens

• Zero envios duplicados. Cada registo é identificado de forma única: o HeraPrime Alertas sabe sempre o que já enviou e nunca envia a mesma comunicação duas vezes, mesmo que os dados voltem a aparecer.
• Mensagens personalizadas. Cada destinatário recebe um email com os seus dados, não uma circular genérica. O editor visual permite formatação, tabelas, imagens e o logótipo da empresa, sem escrever código.
• Anexos automáticos. Faturas, relatórios ou outros documentos gerados por outras aplicações seguem anexados a cada email, com controlo dos tipos de ficheiro permitidos.
• Aprovação antes do envio, se for preciso. Para comunicações sensíveis, os envios ficam numa fila de aprovação e só saem depois de validados por um responsável.
• Histórico completo. Todos os envios ficam consultáveis, com filtros por notificação e por estado, e o percurso de cada email: criado, aprovado, enviado.
• Fiável por desenho. Falhas temporárias do servidor de email são repetidas automaticamente. Quando não é possível ter a certeza de que um email saiu, o HeraPrime Alertas sinaliza-o para decisão em vez de o repetir, para que o cliente nunca o receba em duplicado.
• Dentro dos limites do fornecedor de email. O ritmo de envio é controlado por servidor, dentro dos limites do Microsoft 365, para que as mensagens sejam efetivamente entregues.
• Controlo total. O motor de envio pode ser pausado e retomado a qualquer momento, sem afetar o resto do portal.

Exemplos de utilização

• Financeira: envio automático da fatura em PDF ao cliente logo que é emitida; avisos de documentos vencidos ou a vencer.
• Comercial: confirmação de encomenda ou aviso de mercadoria pronta para levantamento.
• Compras: pedidos de cotação ou notas de encomenda enviados ao fornecedor.
• Recursos Humanos: lembretes de documentos ou formações a expirar.
• Operações e TI: alertas internos quando um indicador ultrapassa um limite ou um processo falha.

Envia pelo email que a empresa já usa

O HeraPrime Alertas envia pelos servidores de email da empresa, com vários remetentes por servidor:

• Microsoft 365, por SMTP com autenticação moderna (OAuth2) ou através da API Microsoft Graph;
• Google Workspace, por SMTP com OAuth2;
• qualquer servidor SMTP, com autenticação clássica.

Segurança

• Instalação local. O HeraPrime Alertas é instalado nos servidores do cliente: os dados ficam na infraestrutura da empresa.
• Acesso com a conta Windows. Os utilizadores entram no portal com a sessão da empresa, sem passwords adicionais.
• Perfis de acesso. Administradores configuram; aprovadores aprovam e consultam; quem não está autorizado não vê nada.
• Credenciais protegidas. Passwords e ligações à base de dados ficam guardadas cifradas.

Perguntas reais.

Outros produtos nossos: a Desmaterialização de Documentos, que faz o caminho inverso (os documentos de fornecedor a entrar sozinhos no ERP), ou o catálogo completo.