Software de gestão de obras: o que o sistema tem de fazer, da proposta ao fecho da obra.

Gestão de obras não é orçamentação técnica, e também não é contabilidade

Quando uma empresa de construção procura «software de gestão de obras», costuma estar a falar de três coisas diferentes ao mesmo tempo. A primeira é a orçamentação técnica: medir o projeto, montar o mapa de quantidades, compor preços unitários e produzir a proposta. Ferramentas como o Arquimedes, o CYPE ou o Presto vivem aqui e fazem-no bem. A segunda é a contabilidade: lançar faturas, apurar o IVA, fechar o exercício. A terceira, que fica no meio e é a que costuma falhar, é a gestão da obra em execução: saber, obra a obra e semana a semana, o que foi comprado, o que foi contratado a subempreiteiros, o que foi medido e faturado ao dono da obra, e como isso compara com o orçamento que ganhou o concurso.

É esta terceira camada que um ERP para construção tem de assegurar. Recebe o orçamento aprovado da ferramenta técnica, transforma-o na estrutura de controlo da obra e alimenta a contabilidade com documentos já imputados. Quando a camada do meio falta, o que acontece é conhecido em qualquer estaleiro do país: o orçamento está num programa, as compras noutro, os autos numa folha de cálculo e a margem só se conhece na conta final, quando já ninguém pode fazer nada por ela.

Se o vosso problema é escolher entre sistemas, o nosso guia com dez critérios para escolher um ERP para construção civil trata disso. Este artigo é anterior a essa escolha: explica o que o software tem de fazer em cada momento da obra, para que a lista de critérios não seja abstrata.

O ciclo de uma obra, fase a fase

1. Da proposta à adjudicação: o orçamento que vai ser controlado

Tudo começa no orçamento de obra. Numa empreitada por preço unitário, o mapa de quantidades com os preços da proposta é, ao mesmo tempo, o contrato com o dono da obra e a régua contra a qual a obra vai ser medida e paga. Numa empreitada por preço global, o mapa é menos visível para o cliente mas continua a ser a base do controlo interno.

O que o software tem de fazer nesta fase é receber esse orçamento sem o redigitar: importar os artigos, capítulos e quantidades da ferramenta de orçamentação, guardar a versão adjudicada como referência intocável e, a partir dela, criar a obra com o seu centro de custo, o seu dono de obra, o regime de IVA aplicável e o calendário contratual. Uma obra criada à mão a partir de um PDF nasce já com erros; uma obra criada a partir do orçamento importado nasce controlável.

2. Planeamento financeiro: quanto vai entrar e quando

Com a obra adjudicada, o passo seguinte é distribuir o orçamento no tempo. O cronograma financeiro diz que autos se esperam em cada mês e, portanto, quando é que o dinheiro entra. Do outro lado, os prazos de pagamento a fornecedores e subempreiteiros dizem quando é que sai. A diferença entre os dois é a tesouraria da obra, e numa empresa com várias empreitadas em simultâneo é a soma destas curvas que decide se há folga para começar a próxima.

Um software de gestão de obras não precisa de substituir o planeamento técnico do estaleiro. Precisa de ligar o plano de trabalhos ao plano de faturação e de mostrar, por obra e para a empresa toda, o previsto contra o realizado. É por aqui que a administração deixa de gerir a construção pela conta bancária. A lógica é a mesma que descrevemos para qualquer PME em controlo de gestão: dos mapas de tesouraria às decisões, aplicada obra a obra.

3. Compras e materiais: o custo comprometido

Aqui aparece o conceito que separa uma gestão de obras a sério de um registo contabilístico: o custo comprometido. Quando o encarregado faz uma requisição de betão, de aço ou de cofragem e as compras a convertem numa encomenda ao fornecedor, o dinheiro ainda não saiu e a fatura ainda não chegou, mas a obra já assumiu aquele custo. Um sistema que só conhece a obra quando a fatura é lançada mostra sempre uma margem melhor do que a verdadeira, e mostra-a tarde.

O software tem por isso de acompanhar a cadeia inteira: requisição do estaleiro, encomenda ao fornecedor, receção do material na obra (com a guia de transporte comunicada à Autoridade Tributária, como manda a regra portuguesa), conferência da fatura contra o que foi recebido e imputação de tudo isto ao artigo ou capítulo certo do orçamento. Material devolvido, sobras transferidas para outra obra e consumos de armazém central entram no mesmo circuito. No fim, cada linha do orçamento tem três colunas ao lado: orçamentado, comprometido e real.

4. Mão de obra e equipamentos: as horas que ninguém imputa

Numa obra, os materiais são a parte fácil de custear porque chegam com fatura. As horas de pessoal próprio e os equipamentos são a parte difícil, porque o custo existe todos os dias mas só aparece nos vencimentos e nos contratos de aluguer, sem obra associada. O resultado é o mesmo em muitas empresas: a obra fecha com margem no papel e a empresa fecha o ano sem ela.

O sistema tem de permitir registar as horas por obra e por frente de trabalho, valorizá-las ao custo real de cada categoria, imputar equipamentos próprios por hora ou por dia de utilização e lançar os alugueres externos na obra que os usou. Se este registo puder ser feito no estaleiro, em vez de ser reconstruído no escritório no fim do mês a partir de folhas de ponto, os números de cada semana passam a ser números, e não estimativas.

5. Subempreitadas: contratos, autos de subempreiteiro e retenções

Poucas empreitadas se fazem só com pessoal próprio. As subempreitadas de estruturas, instalações elétricas, AVAC, pinturas ou serralharias representam uma fatia grande do custo e trazem um circuito próprio: contrato com âmbito e preço, autos de subempreiteiro que medem o que foi executado, faturas conferidas contra esses autos, retenções de garantia que ficam por pagar até ao fim do prazo contratual e, na maior parte dos casos, IVA em regime de autoliquidação, porque a inversão do sujeito passivo se aplica aos serviços de construção civil entre sujeitos passivos em Portugal.

O que se pede ao software é que trate a subempreitada como o contrato que ela é: o comprometido nasce no momento da adjudicação ao subempreiteiro, cada auto reduz o saldo por executar, cada fatura é validada contra o auto, a retenção fica visível como passivo da obra até ser libertada, e o IVA sai configurado por tipo de operação, sem depender de quem lança o documento se lembrar do regime. Uma configuração errada de autoliquidação é das correções mais frequentes que fazemos quando assumimos o suporte a empresas de construção vindas de outros sistemas.

6. Autos de medição, trabalhos a mais e a menos, faturação

Do lado da receita, a obra vive dos autos de medição: em cada período, mede-se o que foi executado de cada artigo do mapa de quantidades, o dono da obra ou a fiscalização aprova, e o auto aprovado dá origem à fatura. Um sistema que obrigue a passar o auto para a fatura à mão duplica trabalho e, mais grave, abre espaço para que o faturado e o medido deixem de bater certo.

Pelo caminho aparecem os trabalhos a mais e a menos: artigos novos que o projeto não previa, quantidades que ficam aquém ou além do mapa, erros e omissões. Cada um destes casos tem de ficar registado contra o orçamento adjudicado, com a sua aprovação, para que a conta final da obra se possa reconstruir sem discussão. Nas empreitadas de obras públicas soma-se ainda a revisão de preços, calculada com os coeficientes de atualização previstos no regime legal e faturada em separado. Se o software não souber fazer nada disto, o Excel volta a entrar pela porta do lado.

7. Controlo de custos: orçamentado, comprometido, real

Tudo o que ficou para trás converge aqui. O controlo de custos de obra é a comparação, artigo a artigo ou capítulo a capítulo, entre o que se orçamentou, o que já se comprometeu e o que já se gastou, lida ao lado do que já se mediu e faturou ao cliente. É esta leitura que responde às perguntas que a administração faz todas as semanas: em que obra estamos a perder dinheiro, em que capítulo, e desde quando?

A diferença entre um sistema que tem esta leitura e um que não tem não é de conforto. É a diferença entre corrigir uma subempreitada mal contratada no segundo mês da obra e descobri-la no fecho. Em trinta anos a implementar sistemas de gestão, o padrão que mais vezes vimos em empresas de construção é este: a margem prevista existe em todas as obras e a margem real desaparece em duas ou três, sempre as mesmas, e ninguém sabe dizer em que mês se perdeu.

8. Fecho da obra e garantias

A obra acaba com a receção provisória, mas a gestão dela continua: a conta final reconcilia o adjudicado, os trabalhos a mais e a menos e a revisão de preços com o total faturado; as retenções que o dono da obra fez às nossas faturas e as que fizemos aos subempreiteiros ficam por liquidar até ao fim dos prazos de garantia; e os custos de garantia que aparecem depois têm de ir bater à obra que os originou, senão inflacionam a margem de todas as outras.

Para a contabilidade, a obra que atravessa exercícios é um contrato de construção com rédito apurado pela percentagem de acabamento, e essa percentagem só é defensável se os custos incorridos por obra estiverem registados no sistema e não numa folha. É outra razão, menos visível mas igualmente concreta, para que a gestão de obras e a contabilidade vivam no mesmo ERP.

Obras públicas: o que muda no software

Quem trabalha para o Estado e para as autarquias conhece as exigências acrescidas: proposta a concurso com mapa de quantidades no formato pedido, contrato com prazo e preço fechados, autos de medição aprovados pela fiscalização, revisão de preços pela fórmula do caderno de encargos e, desde a obrigatoriedade da fatura eletrónica nas relações com entidades públicas, faturas emitidas no formato CIUS-PT e entregues pelos canais que cada entidade definiu.

Para o software, isto traduz-se em três exigências. Rastreabilidade do contrato: cada auto, cada trabalho a mais, cada fatura ligada ao contrato de origem e ao seu número. Revisão de preços calculada e documentada dentro do sistema, com os coeficientes usados guardados. E faturação eletrónica que sai do ERP já no formato certo, em vez de ser convertida à parte e enviada à mão. Uma empresa que fatura a dezenas de entidades públicas não pode depender de um processo manual para cada uma.

O que pedir para ver numa demonstração

Uma demonstração comercial mostra sempre o caminho feliz. A forma de perceber se o sistema faz mesmo gestão de obras é pedir para ver cada fase com dados parecidos com os vossos:

Um pormenor que costuma separar os sistemas pensados para o mercado português dos que foram traduzidos: a obrigação fiscal comum a qualquer empresa portuguesa, do SAF-T à comunicação das guias de transporte, tem de estar tratada de origem. Um ERP como o Cegid Primavera trata este contexto como parte do produto; um sistema internacional genérico trata-o como projeto de adaptação, pago à hora e revisto a cada alteração legal.

Como fazemos na HeraPrime

Implementamos o Cegid Primavera há 30 anos, com mais de 1000 implementações entregues, e na construção trabalhamos sobre a solução vertical Construction, com a especialização Cegid Construção Civil ativa. A Construção Pública EPE é dos nossos maiores clientes, com mais de 150 utilizadores simultâneos; Topbet, Osborne Construtora e KTL completam a carteira nomeada do setor, e trabalhamos com empresas de construção de todas as dimensões, de empreiteiros com meia dúzia de obras em curso a grupos de engenharia com presença internacional.

O que isto significa na prática é que os circuitos descritos neste artigo, do comprometido às retenções e da autoliquidação aos autos, são o terreno conhecido onde os nossos projetos começam. A configuração base de uma implementação para construção situa-se tipicamente entre 18 e 25 mil euros, com preço fixo por âmbito fechado antes do início, e o suporte corre com um SLA de 3 horas contratualizado, auditado pela Certificação LAC. Os preços de tabela do próprio Cegid Primavera estão publicados na nossa página de preços.

Perguntas frequentes

A gestão de obras faz-se dentro do ERP ou num programa à parte?

Dentro do ERP, se o ERP for de construção. A razão é a que percorre este artigo: o custo comprometido nasce nas compras, o custo real nasce nas faturas e nos vencimentos, a receita nasce nos autos, e tudo isso já vive no ERP. Um programa de gestão de obras separado obriga a passar estes dados de um lado para o outro, e é nessa passagem que a informação se perde. A orçamentação técnica, essa sim, pode e deve continuar na ferramenta especializada, integrada com o ERP.

O encarregado no estaleiro vai ter de usar o sistema?

Vai ter de alimentar o sistema, o que não é a mesma coisa que aprender um ERP. Requisições de material, registo de horas da equipa e medições para o auto podem ser feitos em interfaces simples, num tablet ou telemóvel, com o que o estaleiro já sabe: quantidades, artigos e frentes de trabalho. O que muda é que essa informação passa a chegar ao escritório no próprio dia, em vez de ser reconstruída no fim do mês.

Temos obras que atravessam dois ou três exercícios. Como se trata isso?

Como contratos de construção, com o rédito reconhecido pela percentagem de acabamento de cada obra. Para isso o sistema precisa de saber, em cada fecho, os custos incorridos até à data e o custo total estimado da obra, ambos por obra e não por empresa. Quando a gestão de obras e a contabilidade partilham o mesmo ERP, este apuramento é uma leitura; quando não partilham, é um trabalho de reconciliação em cada fecho.

Trabalham com que dimensão de empresa de construção?

Com todas, e na verdade com todos os setores. Na construção, o desenho da solução muda com a dimensão: uma empresa com cinco obras em curso começa pelo controlo de custos e pelos autos; um grupo com dezenas de empreitadas e obras públicas precisa desde o primeiro dia de revisão de preços, faturação eletrónica a entidades públicas e consolidação de tesouraria por obra. O faseamento decide-se no diagnóstico, não no catálogo.

O passo seguinte

Se a vossa empresa se reviu neste artigo, com o orçamento numa ferramenta, as compras noutra, os autos numa folha de cálculo e a margem de cada obra a aparecer só na conta final, o passo seguinte não é uma demonstração de software. É um diagnóstico à forma como gerem as obras hoje: vemos onde nasce cada custo, onde vive cada número e o que falta para que orçamentado, comprometido e real apareçam lado a lado em cada obra em curso.

Se a decisão já está na fase de comparar sistemas, o guia com os dez critérios de escolha e a nossa página sobre o Cegid Primavera para construção civil são o complemento natural deste artigo.